Rejestry, ewidencje i archiwa
Obowiązujące przepisy nakładają obowiązek kwalifikowania i gromadzenia akt w określony, jednolity sposób. Określają również obowiązek prowadzenia rejestrów i ewidencji. Prowadzenie innych rejestrów i ewidencji porządkuje jednorodne sprawy masowo napływające do urzędu i pozwala na gromadzenie informacji w sposób uporządkowany.
W archiwach gromadzone są materiały archiwalne oraz dokumentacja niearchiwalna. Do materiałów archiwalnych zalicza się dokumentację mającą trwałą wartość historyczną. Dokumentację niearchiwalną stanowią dokumenty mające czasowo znaczenie praktyczne. Przechowywane są w archiwum zakładowym przez czas określony obowiązującymi przepisami.
Poszczególne referaty urzędu prowadzą ewidencje, rejestry i archiwum zgodnie ze swoim zakresem rzeczowym, w tym w szczególności:
Referat Administracji i Spraw Społecznych
· rejestr zaświadczeń w sprawie dochodu z gospodarstwa,
· rejestr o nie zaleganiu w podatkach lub stwierdzające stan zaległości,
· rejestr zaświadczeń w sprawie przeznaczenia działki w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego,
· rejestr zaświadczeń w sprawach innych (wielkość posiadanego gospodarstwa, opłacanie składek na fundusz emerytalny rolników),
· rejestr zawiadomień, przekazania podań zgodnie z właściwością,
· rejestr oświadczeń nabywcy o osobistym prowadzeniu gospodarstwa,
· rejestr zeznań świadków,
· rejestr wywieszanych ogłoszeń własnych i obcych,
· rejestr zarządzeń burmistrza,
· rejestr aktów wewnętrznych,
· rejestr skarg i wniosków,
· archiwum zakładowe,
· rejestr wniosków o udzielenie informacji publicznej,
· rejestr kancelaryjny
· ewidencja ds. wyborów organów samorządu terytorialnego i jednostek pomocniczych gminy
· rejestr Placówek Oświatowych,
· rejestr Żłobków i Klubów Dziecięcych prowadzących działalność na terenie Miasta i Gminy Nowy Dwór Gdański
· rejestrowanie uprawnień w rejestrze działalności regulowanej,
· rejestr zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych ze spożyciem poza miejscem sprzedaży i w miejscu sprzedaży,
· ewidencja zezwoleń na organizowanie imprez masowych i imprez artystyczno -rozrywkowych,
· ewidencjonowanie przedsiębiorców w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej,
· rejestr - awans zawodowy nauczycieli,
· rejestr - obowiązek nauki i szkolny,
· rejestr świadczeń osobistych-rzeczowych na rzecz obrony,
· rejestr przedpoborowych,
· rejestr poborowych,
· rejestr poświadczeń bezpieczeństwa,
· rejestr zestawu zadań OC
Referat Strategii i Rozwoju
· rejestr zamówień publicznych MiG Nowy Dwór Gdański
Urząd Stanu Cywilnego
· rejestr stanu cywilnego, w nim rejestracja urodzeń, małżeństw, zgonów,
· rejestr uznań,
· rejestr dowodów osobistych,
· rejestr PESEL,
· rejestr mieszkańców,
· rejestr zamieszkania cudzoziemców,
Referat Infrastruktury i Środowiska
· rejestr decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowaniu terenu,
· ewidencja dóbr kultury nie wpisanych do rejestru zabytków,
· ewidencja obiektów wpisanych do rejestru zabytków,
· rejestr miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego,
· ewidencja dróg i obiektów mostowych,
· Zestawienie zezwoleń na odbiór nieczystości ciekłych
· rejestr działalności regulowanej w zakresie odbioru odpadów komunalnych,
· ewidencja wydanych zezwoleń na usunięcie drzew i krzewów,
· ewidencja zezwoleń na utrzymanie psa rasy uznawanej za agresywną,
· rejestr decyzji-kar za naruszenie wymagań ochrony środowiska,
· ewidencja licencji na wykonywanie krajowego transportu drogowego w zakresie przewozu osób taksówką,
Referat Majątku Komunalnego
· rejestr zwrotów podatku akcyzowego,
· rejestr dzierżawców i najemców,
· rejestr sprzedanych nieruchomości,
· rejestr sprzedanych lokali,
· rejestr użytkowników wieczystych,
· rejestr podziałów i rozgraniczeń geodezyjnych,
· rejestr służebności i opłat adiacenckich,
Referat Podatków i Opłat
· ewidencja podatników,
· rejestr zwolnień 5-letnich z tytułu nabycia gruntów na powiększenie gospodarstwa rolnego,
· rejestr ulg inwestycyjnych,
· rejestr ulg żołnierskich,
· rejestr wymiarowy podatku od nieruchomości, osób fizycznych i prawnych,
· rejestr wymiarowy łącznego zobowiązania pieniężnego i podatku rolnego osób
fizycznych i prawnych,
· rejestr mandatów karno-kredytowych,
· rejestr przypisów i odpisów w podatku rolnym i od nieruchomości,
· ewidencje nieruchomości, gruntów rolnych,
· ewidencja środków trwałych
Referat Budżetu
· ewidencja wartości majątku gminy
Główny Specjalista ds. Kadr i Obsługi Organów Gminy
· rejestr uchwał rady,
· rejestr interpelacji i wniosków radnych,
· ewidencja oświadczeń majątkowych,
· ewidencja komisji i zespołów ,
· rejestr uchwał ogłaszanych w dzienniku urzędowym,
· rejestr działalności organów gminy,
· rejestr uchwał wysyłanych do nadzoru,
· rejestr wydawanych upoważnień i pełnomocnictw.